鲁迅美术学院研究生档案管理规定

第一章 总则

第一条 为了做好我校研究生档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化、系统化，确保学生档案的安全，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本规定。

第二章 管理原则和部门职责

第二条 管理原则

（一）实行集中统一管理模式，研究生档案管理部门为党委研究生工作部。

（二）坚持安全保密、实事求是原则，档案管理全过程需严谨负责、一丝不苟，确保档案信息齐全、材料完整真实、转递规范有序。

第三条 管理职责

（一）党委研究生工作部：作为档案管理核心部门，负责研究生档案材料的接收、统计、整理、分类、装档、保管工作；统筹毕业生档案转递事宜；严格按照档案管理规定，受理档案查阅申请并办理相关手续。

（二）各教学单位：负责本单位学生归档材料的定向收集、初步整理与审核，确保材料合规后及时、准确转交研究生工作部。

第三章 档案材料的归档范围及要求

第四条 归档范围

1．鲁迅美术学院硕士研究生入学录取通知书；

2．鲁迅美术学院硕士研究生新生入学登记表；

3．鲁迅美术学院硕士研究生录取登记表；

4．鲁迅美术学院硕士研究生毕业生成绩单

5．鲁迅美术学院硕士研究生毕业生登记表；

6．鲁迅美术学院硕士研究生申请学位信息表；

7．鲁迅美术学院硕士研究生毕业申请学位材料；

8．党、团组织材料（包括入团志愿书、申请书；入党申请书、思想汇报、非党积极分子考察表等）；

9．在读期间奖励、处分材料；

10．学籍异动材料：学生休学、退学、转学、保留学籍、留级等材料；

11．教资认定申请表；

12．学生更改个人信息必须归档的材料；

13．其它有价值的材料。

第五条 归档要求

（一）归档材料须为办理完毕的正式文书，需满足完整、齐全、真实有效要求，文字清晰、主体明确，且标注规范形成日期。

（二）材料手续需完备,规定由组织审查盖章的，必须加盖对应组织公章；规定需本人知晓确认的材料，原则上应有本人签字；特殊情况下本人未签字的，需由相关组织出具书面说明。

（三）文字书写及印制要求：需为铅印、胶印、油印形式，或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁手写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写及复写纸复写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收，并限期改正后归档。

（六）各教学单位需严格审核本单位归档材料，确保档案信息真实、内容完整、数据准确。

第四章 学生档案的应用

第六条 档案查阅

学生档案查询原则上只向相关职能部门和学生所在教学单位开放。查阅时，应出示书面介绍信，登记后在档案室查阅，其他单位或个人未经批准不得查阅学生档案。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

第七条 档案转递

（一）毕业生档案转递：毕业生档案由研究生工作部根据派遣地址以邮政EMS方式转递到派遣单位。

（二）休学学生的档案转至休学后所属年级管理；开除学籍、退学、出国未归学生的档案材料发回学生户籍所在地。

第八条 纪律要求

（一）档案管理人员必须严格遵守档案管理规定，不得以任何理由私自提供档案或向他人泄露档案内容，确保档案的安全与保密。管理人员在调动时，在离职前办理档案交接手续。

（二）查阅档案，应在阅档室进行，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料，未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要需摘记档案内容时，应经主管部门领导批准同意，摘记材料要妥善保管，不得私自存放。

（三）任何单位或个人如没有正当原因，无权截留或扣发毕业生档案。

（四）办理时限：档案转递、查询业务一般当日办结；因材料核验、跨部门协调等特殊情况无法当日完成的，需在7个工作日内给予明确回复。

第五章 附 则

第九条 本规定解释权归研究生工作部负责。